キャプテンコラム11月号「ムダをなくすこと、目標を達成すること」社員コラムより
9月20日(水)と9月21日(木)「ポリテクセンター千葉」で、
業務効率を向上させるための
時間管理について研修を受けました!
今回の先生は、
株式会社パナソニックエレクトリックワークス創研の荒川先生。
講義もありましたが、
グループワークをして社員全員で話し合うことが多かったです。
最後には、ナレッジシードの目標である「プラス20名達成」のために
何をしていくか、
それぞれアイデアや課題を出し合いました。
![](https://knowledge-seed.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/11/setsumeikai_seminar.png)
仕事を効率的に進めるうえで
最も重要なことは、
「ムダをなくすこと」です。
タスク管理をしていなくて、
何をするか考えている時間や、
探し物が見つからなくて探し続ける時間などが
ムダにあたります。
それをなくすために
To Doリストを作成したり、
整理整頓したりが必要なのです。
![](https://knowledge-seed.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/11/kaisya_kaigi_muda.png)
仕事をスムーズに進めるために
こういった事前準備が要となります。
準備さえできていれば、
「仕事の8割」ができたも同然と言われます。
![](https://knowledge-seed.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/11/businesswoman2_idea.png)
突然ですが、
「整理」と「整頓」の違いは何でしょうか?
使い慣れている言葉なので、
ほとんど同じ意味のものと感じるかもしれません。
私も、ほかの社員もこの研修を受けるまでは
違いがわかっていませんでした。
ですが荒川先生によると、
それらは「全く別物だ」ということです。
![](https://knowledge-seed.jp/wordpress/wp-content/uploads/2023/11/work_desk_kirei.png)
「整理」は、
要るものと要らないものを区別し、
要らないものを処分すること
「整頓」は、
要るものをすぐに使えるように、
わかりやすく置いておくこと
これが「整理」と「整頓」の違いです。
しっかりと整理整頓することによって、
物を探す時間のムダをなくし、
スペースのムダをなくすこともできます。
ここで難しいのは「整頓」よりも
「整理」だと言われます。
なぜなら物をなかなか捨てられないからです。
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自分のものじゃないから捨てていいかわからない、
いつか必要になるかもしれない、
捨てたら怒られるかもしれない、
散らかっていても自分は気にしない、
などと考えるからです。
たしかに私も、
いずれ使うかも、
捨てたらもったいないかもなどと思って
物を捨てられなかったことがあります。
みなさんもそういうこと、ありませんか?
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ですが荒川先生は
「捨てることはもったいないことではない」
と言います。
むしろ捨てないことによって、
場所が有効に利用できなくなったり、
物が探しにくくなったりすることが
ムダに繋がってしまうようなのです。
だから、例えば1年間、2年間使わなかったものは捨てる、
1年間見なかった書類は捨てる
(契約書など保存期間が決められているものは除いて)、
もしかしたら使うかもしれないものは捨てる、
そういった基準を設けて捨てるようにするといいようです。
そして要るものがわかったら、
それらを誰でもすぐに取り出せるように収納すると、
探すムダがなくなるとのことでした。
身の周りがきれいになったら、
次は予定や業務の管理です。
これらの管理には
スケジュール管理と
タスク管理(To Doリスト)があります。
みなさんも聞いたことがあるかもしれませんね。
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主に決まった予定の管理をするのがスケジュール管理で、
これは予定の重複や、予定を忘れないようにするためのものです。
一方でTo Doリストは、自分のすべき仕事を
小さく分割してそれを効率よく進めるためのものです。
よく、自分のタスクをいろんなところに書いてしまう人
(メモ帳に書いたり、スマホに入力したり、
付箋に書いたり、頭の中に入れておいたりする人)がいますが、
これでは効率的に業務を行えません。
どこに書いたっけ?と
探すムダがここでも生まれたり、
忘れてしまったりするのです。
なので、いくつかの場所にタスクを残しておくのではなく、
スマホだけ、メモ帳だけ、などどれか一つ決めて
そこで一元管理するのがいいです。
もちろん、ここで紹介したムダをなくすための行動は、
すぐには完璧になりません。
私たち社員も完璧になるよう
日々、試行錯誤しています。
みなさんも、やってみてはいかがでしょうか。
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仕事だけでなく、
プライベートでもスケジュール管理やタスク管理は
とっても使えます。
何時にご飯を食べて、
何をするか、など書いておくことで
ムダになっていた時間を減らすことができるのです。
私もいつか、
仕事もプライベートもムダをなくして充実させたいものです……
研修の最後には、
社員みんなでアイデアを出し合って、
ナレッジシードの今期の目標である
「生徒の在籍をプラス20名」にして
たくさんの子どもたちに笑顔で通ってもらう教室にする、
を真剣に考えました。
プラス20名のために私たちができることを
とにかく提案してみて、
実現性のあるものと有効性のあるものに分けました。
最も実現性と有効性のあるものは、
Sゾーンとして、そこから一段階下がったものはAゾーンとしました。
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プラス20名のために何ができるか、
こうして全社員で話す機会は少なかったので、
非常に刺激になりましたし、
私たちのやるべきことが明確になったように思います。
ここで書いたことをアイデアのままで終わらせず、
プラス20名が実現できるように
行動を起こすとみんなで約束しました。
この研修以来、
実際にそれぞれの社員がプラス20名を意識して
行動しています。
目標達成できたナレッジシードを
ぜひ楽しみにしていてくださいね!
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