9月20日（水）と9月21日（木）「ポリテクセンター千葉」で、
業務効率を向上させるための
時間管理について研修を受けました！

今回の先生は、
株式会社パナソニックエレクトリックワークス創研の荒川先生。

講義もありましたが、
グループワークをして社員全員で話し合うことが多かったです。
最後には、ナレッジシードの目標である「プラス20名達成」のために
何をしていくか、
それぞれアイデアや課題を出し合いました。

仕事を効率的に進めるうえで
最も重要なことは、
「ムダをなくすこと」です。

タスク管理をしていなくて、
何をするか考えている時間や、
探し物が見つからなくて探し続ける時間などが
ムダにあたります。

それをなくすために
To Doリストを作成したり、
整理整頓したりが必要なのです。

仕事をスムーズに進めるために
こういった事前準備が要となります。

準備さえできていれば、
「仕事の8割」ができたも同然と言われます。

突然ですが、
「整理」と「整頓」の違いは何でしょうか？

使い慣れている言葉なので、
ほとんど同じ意味のものと感じるかもしれません。

私も、ほかの社員もこの研修を受けるまでは
違いがわかっていませんでした。

ですが荒川先生によると、
それらは「全く別物だ」ということです。

「整理」は、
要るものと要らないものを区別し、
要らないものを処分すること

「整頓」は、
要るものをすぐに使えるように、
わかりやすく置いておくこと

これが「整理」と「整頓」の違いです。
しっかりと整理整頓することによって、
物を探す時間のムダをなくし、
スペースのムダをなくすこともできます。

ここで難しいのは「整頓」よりも
「整理」だと言われます。

なぜなら物をなかなか捨てられないからです。

自分のものじゃないから捨てていいかわからない、
いつか必要になるかもしれない、
捨てたら怒られるかもしれない、
散らかっていても自分は気にしない、
などと考えるからです。

たしかに私も、
いずれ使うかも、
捨てたらもったいないかもなどと思って
物を捨てられなかったことがあります。

みなさんもそういうこと、ありませんか？

ですが荒川先生は
「捨てることはもったいないことではない」
と言います。

むしろ捨てないことによって、
場所が有効に利用できなくなったり、
物が探しにくくなったりすることが
ムダに繋がってしまうようなのです。

だから、例えば1年間、2年間使わなかったものは捨てる、
1年間見なかった書類は捨てる
（契約書など保存期間が決められているものは除いて）、

もしかしたら使うかもしれないものは捨てる、
そういった基準を設けて捨てるようにするといいようです。

そして要るものがわかったら、
それらを誰でもすぐに取り出せるように収納すると、
探すムダがなくなるとのことでした。

身の周りがきれいになったら、
次は予定や業務の管理です。

これらの管理には
スケジュール管理と
タスク管理（To Doリスト）があります。

みなさんも聞いたことがあるかもしれませんね。

主に決まった予定の管理をするのがスケジュール管理で、
これは予定の重複や、予定を忘れないようにするためのものです。

一方でTo Doリストは、自分のすべき仕事を
小さく分割してそれを効率よく進めるためのものです。

よく、自分のタスクをいろんなところに書いてしまう人
（メモ帳に書いたり、スマホに入力したり、
付箋に書いたり、頭の中に入れておいたりする人）がいますが、
これでは効率的に業務を行えません。

どこに書いたっけ？と
探すムダがここでも生まれたり、
忘れてしまったりするのです。

なので、いくつかの場所にタスクを残しておくのではなく、
スマホだけ、メモ帳だけ、などどれか一つ決めて
そこで一元管理するのがいいです。

もちろん、ここで紹介したムダをなくすための行動は、
すぐには完璧になりません。

私たち社員も完璧になるよう
日々、試行錯誤しています。

みなさんも、やってみてはいかがでしょうか。

仕事だけでなく、
プライベートでもスケジュール管理やタスク管理は
とっても使えます。

何時にご飯を食べて、
何をするか、など書いておくことで
ムダになっていた時間を減らすことができるのです。

私もいつか、
仕事もプライベートもムダをなくして充実させたいものです……

研修の最後には、
社員みんなでアイデアを出し合って、

ナレッジシードの今期の目標である
「生徒の在籍をプラス20名」にして
たくさんの子どもたちに笑顔で通ってもらう教室にする、
を真剣に考えました。

プラス20名のために私たちができることを
とにかく提案してみて、
実現性のあるものと有効性のあるものに分けました。

最も実現性と有効性のあるものは、
Sゾーンとして、そこから一段階下がったものはAゾーンとしました。

プラス20名のために何ができるか、
こうして全社員で話す機会は少なかったので、
非常に刺激になりましたし、
私たちのやるべきことが明確になったように思います。

ここで書いたことをアイデアのままで終わらせず、
プラス20名が実現できるように
行動を起こすとみんなで約束しました。

この研修以来、
実際にそれぞれの社員がプラス20名を意識して
行動しています。

目標達成できたナレッジシードを
ぜひ楽しみにしていてくださいね！